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本人通知制度について

住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について

  この制度は、住民票の写し又は戸籍謄抄本などの証明書を本人の代理人や第三者(国又は地方公共団体の機関を除く。)に交付した場合に、事前登録をした人に対して、証明書を交付した事実を郵送により通知する制度です。証明書の交付事実を本人に通知することにより、住民票等の不正請求や不正取得による個人の権利の侵害の防止・抑止を目的としています。

 

本人通知制度を利用するには事前登録が必要です

 制度を利用するには、本人の登録(事前登録)が必要です。事前登録を希望される場合は、制度の内容を確認のうえ、「栗東市本人通知制度登録申込書」を記入して提出してください。

制度が利用できるのは事前登録者に限り、通知の対象は事前登録者の住民票の写し等を交付した場合に限ります。(同一の住民票等に記載のある者であっても、登録をしていなければ対象となりません。) 

  1. 事前登録の申込の受付は、栗東市役所総合窓口課で行います。 (月曜日から金曜日 午前8時30分から午後5時15分 ただし、閉庁日は除く) 登録手数料は無料です。
  2. 事前登録を申込されますと、内容を審査します。登録をした人には「栗東市本人通知制度登録通知書」を渡します。登録日は受付日の翌日以降となります。
  3. 他の市区町村に住民登録をしている人や疾病により直接窓口にお越しいただくことが困難であるなど、やむを得ない事情がある場合は、郵送による申込みも可能です。その際は次項4に記載されているAからDに該当する書類(本人確認書類は写し)と、返信用封筒に宛先を記入し、82円切手を貼付したものを同封し、栗東市役所総合窓口課宛に郵送してください。
  4.  「栗東市本人通知制度登録申込書」の提出に際しては次のものが必要です。

A (申込者が登録希望者の場合)

  • 登録希望者の「本人確認書類」・・・運転免許証、旅券、個人番号カードなど官公署が発行した免許証や許可証など(本人の写真が貼付された有効期限内のものに限る)、その他本人であることを確認するため市長が適当と認める書類での申込もできますのでお問合せください。

B (申込者が未成年であり法定代理人の場合)

(15歳以上は本人からの申し込みも可能です)

  • 代理人の「本人確認書類」
  • 登録希望者の戸籍謄抄本(親権者を確認できる書類)

  (登録希望者の本籍地が栗東市の場合は省略することができます)

C (申込者が成年被後見人の法定代理人(成年後見人)の場合)

  •  代理人の「本人確認書類」
  •  登録希望者の後見人であることが確認できる書類

  (登記事項証明(発行後3ヶ月以内のもの)、審判書の写しなど)

 D (申込者がBC以外の代理人の場合)

  • 代理人の「本人確認書類」
  • 登録希望者からの委任状(原本)

事前登録の対象者は?

事前登録の対象者は次のとおりです。

  • 栗東市の住民基本台帳に記載されている人(除かれた人を含む)
  • 栗東市の戸籍に記載されている人(除かれた人を含む)

ただし、国外へ転出の届出をした人、死亡した人、失踪宣告を受けた人は除きます。

 これまでの登録有効期限は、申請日の翌日から3年間でしたが、平成27年12月1日から期限がなくなり無期限になりました。すでに登録している方も対象になるので、更新手続きをする必要はありません。

事前登録の変更は?

 転出又は転居、婚姻や転籍等により事前登録をした内容に変更が生じた場合、登録の廃止を希望する場合は、「栗東市本人通知制度登録変更兼廃止届出書」の提出が必要です。ただし、市内で住所、本籍地が変わったときは手続き不要です。その場合の通知対象の証明書は、それぞれ変更後の住所の住民票または変更後の本籍地の戸籍謄抄本等となります。           

 登録の変更又は廃止される場合は、上記4に記載しているAからDに該当する書類を持参してください。

 なお、事前登録者が国外転出の届出をしたとき、死亡、居所不明等により住民票が消除されたときは事前登録を廃止します。

 

本人通知の対象となる証明書は?

  栗東市役所総合窓口課および栗東市諸証明サービスコーナーで発行した次の証明書(以下「住民票の写し等」という。)を対象とします。(自動交付機による発行は対象外とします。)

  • 住民票の写し(住民票除票の写しを含む)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍謄抄本等(除籍謄抄本、改製原戸籍謄抄本を含む)
  • 戸籍の附票の写し(除附票の写しを含む)

 

本人にはどのような内容の通知が届くのか?

 

 第三者に事前登録者に係る住民票の写し等を交付したときは、事前登録者又は法定代理人に「栗東市住民票の写し等交付通知書」(以下「通知書」という。)を送付します。送り先は、登録者本人の「栗東市本人通知制度登録申込書」および「栗東市本人通知制度登録変更兼廃止届出書」で記載された住所(栗東市に住民票がある人は住民票の住所、栗東市以外の人は戸籍の附票に記載されている住所)に通知します。法定代理人が申請した場合は法定代理人に通知します。

通知書では、次の事項をお知らせします。

  1. 住民票の写し等の交付年月日
  2. 交付した住民票の写し等の種別及び部数
  3. 交付した住民票の写し等の交付請求者の種別

  (代理人・第三者(個人・法人・八業士))

※交付請求者の氏名や住所を通知することはできません。

交付請求者の種別 

(代理人)

  • 住民票関係は、「本人と本人の同一世帯の者」からの委任を受けた代理人とします。
  • 戸籍関係は「戸籍に記載のある者、その配偶者、直系尊属又は直系卑属」から委任を受けた代理人とします。

(第三者)

  • 住民票関係は「本人と本人の同一世帯の者」以外の者で、自己の権利の行使、自己の義務を履行するなど正当な理由のある第三者(個人、法人、八業士)とします。
  • 戸籍関係は「戸籍に記載のある者、その配偶者、直系尊属又は直系卑属」以外の者で自己の権利の行使、自己の義務を履行するなど正当な理由のある第三者(個人、法人、八業士)とします。

※八業士とは、弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士のことです。

(通知対象外)

  • 住民票関係は「本人と本人の同一世帯の者」
  • 戸籍関係は「戸籍に記載のある者、その配偶者、直系尊属又は直系卑属」
  • 国又は地方公共団体の機関・弁護士が刑事事件の弁護人などとして戸籍法10条の2第5項に掲げられている業務を遂行する場合
  • 市長が特別な事情があると判断した場合

申請書類関係

栗東市本人通知制度登録申込書(PDF:99.6KB)

栗東市本人通知制度登録変更兼廃止届出書(PDF:92KB)

栗東市本人通知制度(委任状)(PDF:7.7KB)

お問い合わせ先
総合窓口課(証明発行・届出担当)
〒520-3088
栗東市安養寺一丁目13番33号 栗東市役所1階
電話:077-551-0110
ファックス:077-553-0250
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